Definieer het project: doelstellingen en wettelijk kader
Voordat u met de organisatie begint, is het essentieel om de doelstellingen van de loto duidelijk te definiëren:
- Geld inzamelen voor een verenigingsproject (aanschaf van apparatuur, reisfinanciering, ondersteuning van een goed doel, enz.).
- Geef de gemeenschap energie en versterk de betrokkenheid van leden.
- Bied deelnemers een vriendelijk moment.
Sinds wet nr. 2024-344 van 15 april 2024 is het kader versoepeld. Om een traditionele loto zonder voorafgaande toestemming te organiseren, moet u aan deze 4 voorwaarden voldoen:
- Sociaal of cultureel doel: Het evenement moet dienen ter financiering van verenigingsactiviteiten (sport, educatief, etc.).
- Lage inzet: De maximale inzet per speler moet lager zijn dan € 20.
- Beperkte cirkel: Reclame moet lokaal blijven (gemeente en omgeving).
- Prijzen in natura: Geen contant geld (niet-restitueerbare cadeaubonnen zijn toegestaan). Opmerking: de maximale prijswaarde van € 150 is verwijderd.
En online loto’s?
Een loto die uitsluitend online is en openstaat voor het grote publiek valt niet onder de uitzondering voor de “traditionele loto”. Digitale tools (digitale cartons, volgen van de trekking, online reserveren) blijven een aanvulling op een echt zaalevenement, in een beperkte kring. Lees de juridische FAQ
Het evenement voorbereiden: belangrijke stappen
📅 Kies de datum en locatie
- Kies een geschikte locatie (gemeenschapszaal, gymzaal, enz.).
- Controleer de apparatuur (tafels, stoelen, geluidsinstallatie, scherm).
- Reserveer de locatie bij het gemeentehuis.
🎁 Definieer de prijzen
Prijzen zijn essentieel om mensen aan te trekken. Ze moeten gevarieerd zijn: hightech, apparaten, reizen, geschenkmanden...
Tip: Vraag lokale winkeliers om donaties in ruil voor reclame.
🎟 Kaartprijzen instellen
Bied gedifferentieerde tarieven aan om aankopen aan te moedigen, bijvoorbeeld:
- 1 kaart: € 3
- 4 kaarten: € 10
- Gezinspakket: € 20 voor 10 kaarten
💳 Optimaliseer uw verkoop: accepteer kaartbetalingen!
Steeds meer mensen hebben geen contant geld bij zich. Door kaartbetalingen te accepteren, maakt u het gemakkelijker om kaarten te kopen en verhoogt u uw omzet gemiddeld met 20 tot 30%.
Voor reserveringen vóór de dag zelf biedt LotoAsso online betaling per kaart (Stripe): spelers kopen hun cartons vooraf, het geld komt op de rekening van de vereniging, en de loto blijft een zaalevenement. Op de dag zelf blijft een terminal zoals SumUp nuttig voor aankopen ter plaatse.
SumUp biedt eenvoudige betaalterminals, zonder maandabonnement, perfect voor verenigingen:
- Zonder verplichting Geen vaste kosten, u betaalt alleen een commissie per transactie (1,69%).
- Gebruiksvriendelijk Draagbare terminal die verbinding maakt met uw smartphone.
- Snel: Ontvang je geld binnen 2-3 werkdagen.
- Geaccepteerde betaalmethoden Bankkaart, contactloos, Apple Pay, Google Pay.
4. Promoot het evenement
Goede communicatie is de sleutel tot succes:
- Lokale distributie: Posters, flyers, lokale pers.
- Online: Website, sociale media (Facebook, Instagram), en de LotoAsso-lotoagenda.
- Mond-tot-mond-reclame Mobiliseer je leden!
Administratie en verzekeringen
Verzekering
Uw burgerlijke aansprakelijkheid kan in het geding zijn. Controleer of uw contract « Multirisque Association » incidentele evenementen dekt. Vergeet niet het evenement aan te geven bij uw verzekeraar om vrijwilligers en deelnemers te dekken (voedselvergiftiging, val, enz.).
🎵 Muzikale rechten en drankjes
- Muziek: Als u muziek uitzendt, is een voorafgaande SACEM-aangifte verplicht (vaak forfaitair voor lotos en kleine evenementen). Niet van toepassing als u alleen royaltyvrije of publiek domein werken speelt.
- Dranken: Een tijdelijke drankvergunningverklaring moet ten minste 15 dagen van tevoren op het gemeentehuis worden gedaan (beperkt tot 5 per jaar per vereniging).
De grote dag en daarna
Logistiek beheren
- Plan een dynamische host.
- Controleer de tekenuitrusting (kooi of software).
- Beheer een verfrissingsstand voor extra omzet.
Voor de trekking en de spelers maken twee LotoAsso-tools het verschil op de grote dag:
Trekkingssoftware voor de presentator, geprojecteerd op het grote scherm in de zaal.
- In de zaal: Laatste nummer, geschiedenis en prijzen live weergegeven.
- Gemoedsrust: Automatische controle van winnende cartons.
De gratis app voor spelers, in de zaal of op afstand.
- Automatisch afstrepen: Cartons worden automatisch afgevinkt bij elk getrokken nummer.
- Meldingen: De speler wordt gewaarschuwd wanneer een lijn of volle carton nadert.
Beoordeling
Na het evenement, debrief met vrijwilligers en communiceer over de ingezamelde fondsen en het gebruik ervan.
Hulp nodig bij het organiseren van je loto?
Lotoasso vereenvoudigt uw leven: tekenbeheer, kaartafdrukken, verkoopregistratie...
Probeer Lotoasso gratis